Eurofins scientific se : avis de convocation des actionnaires a l’assemblee generale ordinaire annuelle de la societe

EUROFINS SCIENTIFIC SE : AVIS DE CONVOCATION DES ACTIONNAIRES A L’ASSEMBLEE GENERALE ORDINAIRE ANNUELLE DE LA SOCIETE

Eurofins Scientific SE

Regulatory News:

EUROFINS SCIENTIFIC SE (Paris:ERF):

Les actionnaires de la Société, et uniquement avec voix consultative les porteurs de Deeply Subordinated Fixed to Floating Rate Bonds (ISIN : XS1224953882, XS1716945586 et XS2579480307) et/ou de Senior Unsecured Euro Bonds (ISIN : XS1651444140, XS2167595672, XS2343114687 et XS2491664137) émis par la Société, sont invités à participer à l’assemblée générale ordinaire annuelle de la Société (l’« Assemblée Générale ») :

le jeudi 27 avril 2023 à 16.30 (heure de Luxembourg)

à l’Hôtel Le Royal
12, boulevard Royal, L-2449 Luxembourg
Grand-Duché de Luxembourg

afin de délibérer sur l’ordre du jour suivant :

ORDRE DU JOUR DE L’ASSEMBLEE GENERALE

Tous les points de l’ordre du jour de l’Assemblée Générale sont à adopter aux conditions de quorum et de majorité d’une assemblée générale ordinaire

1. Lecture du rapport de gestion préparé par le conseil d’administration de la Société (le « Conseil d’Administration »), incluant le rapport sur la gestion du groupe, le rapport spécial sur les conflits d’intérêts et le rapport spécial sur les rachats par la Société de ses propres actions au titre de l’exercice clos le 31 décembre 2022, tel que prévu à l’article 430-18 de la loi du 10 août 1915 concernant les sociétés commerciales, telle que modifiée (la « LSC ») ;
2. Lecture du rapport spécial sur les opérations réalisées au titre du capital autorisé établi en application des stipulations de l’article 8 Bis des statuts de la Société (les « Statuts ») intitulé « Capital Autorisé » ;
3. Lecture du rapport du réviseur d’entreprises agréé de la Société (le « Réviseur d’Entreprises Agréé ») sur les comptes annuels préparés en conformité avec les lois et règlements du Grand-Duché de Luxembourg, les comptes consolidés du groupe préparés en conformité avec les normes internationales d’information financière (IFRS) pour l’exercice clos le 31 décembre 2022, et sur l’exécution de sa mission ;
4. Approbation des comptes consolidés de l’exercice clos le 31 décembre 2022 ;
5. Approbation des comptes annuels de l’exercice clos le 31 décembre 2022 ;
6. Affectation du bénéfice net de la Société pour l’exercice clos le 31 décembre 2022 ;
7. Décharge à donner aux membres du Conseil d’Administration pour l’exécution de leur mandat au titre de l’exercice clos le 31 décembre 2022 ;
8. Décharge à donner à Deloitte Audit, le Réviseur d’Entreprises Agréé, pour l’exécution de son mandat au titre de l’exercice clos le 31 décembre 2022 ;
9. Lecture et vote consultatif sur la politique de rémunération de la Société contenu dans le rapport de rémunération de la Société, intitulé « Eurofins Group Remuneration Report 2022 » (le « Rapport de Rémunération ») ;
10. Lecture et vote consultatif sur les autres sections du Rapport de Rémunération, y compris les informations annuelles ;
11. Renouvellement du mandat de M. Ivo RAUH en qualité d’administrateur indépendant pour une durée de deux (2) années ;
12. Renouvellement du mandat de Mme Fereshteh POUCHANTCHI en qualité d’administrateur indépendant pour une durée d’une (1) année ;
13. Renouvellement du mandat de Deloitte Audit ou nomination d’un nouveau réviseur d’entreprises agréé de la Société ;
14. Fixation des jetons de présence alloués aux administrateurs de la Société au titre de l’exercice 2023 ;
15. Compte-rendu des opérations sur capital réalisées par le Conseil d’Administration au titre du programme de rachat d’actions arrêté par l’assemblée générale extraordinaire du 25 avril 2019 ; et
16. Pouvoirs pour l'accomplissement des formalités légales.

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Pour s'informer :

Les documents et informations qui doivent être communiqués à l’Assemblée Générale sont disponibles sur le site internet de la Société () et au siège social de la Société. Chaque actionnaire, sur production de son titre, peut obtenir gratuitement copie des documents dans les conditions légales applicables.

Contact :

Eurofins Scientific SE
Att : Service AG
23, Val Fleuri
L-1526 Luxembourg, Grand-Duché de Luxembourg
Tel : +352 261 85 31
AG2023@eurofins.com

Ajout de points à l’ordre du jour / droit de déposer des projets de résolutions :

Un ou plusieurs actionnaires détenant seul ou ensemble au moins 5% des actions composant le capital social de la Société ont le droit de faire inscrire de nouveaux points à l’ordre du jour de l’Assemblée Générale et/ou de proposer des projets de résolutions concernant des points inscrits ou à inscrire à l’ordre du jour.

Une telle demande doit être reçue par la Société avant minuit (heure de Luxembourg) le 5 avril 2023. La demande doit être formulée par écrit et adressée à la Société par courrier électronique (AG2023@eurofins.com). Elle doit inclure soit (a) le texte du (ou des) nouveau(x) point(s) d’ordre du jour proposé(s), le texte de la (des) résolution(s) correspondant, ainsi qu’une explication, ou (b) un projet alternatif de résolution(s) concernant un (ou des) point(s) inscrit(s) ou à inscrire à l’ordre du jour, avec une indication claire du (ou des) point(s) de l’ordre du jour dont il s’agit, et une explication.

La demande doit contenir les coordonnées (nom, prénom, téléphone, courrier électronique) d’une personne de contact afin de permettre à la Société d’accuser réception de la demande dans les 48 heures, ainsi qu’une preuve attestant de la qualité d’actionnaire et de la représentation de 5% au moins des actions émises par la Société sous la forme d’une confirmation émise par un intermédiaire financier, sachant que le demandeur devra avoir cette qualité à la Date d’Enregistrement (tel que ce terme est défini ci-dessous).

Droit de poser des questions écrites :

Les actionnaires ont le droit de poser des questions concernant les points inscrits à l’ordre du jour de l’Assemblée Générale. La Société s’engage, dans la mesure du possible, à répondre à ces questions durant la séance de Questions-et-Réponses de l’Assemblée Générale. Les questions doivent parvenir à la Société avant minuit (heure de Luxembourg) le 12 avril 2023. Les questions doivent être envoyées par courrier électronique (AG2023@eurofins.com) et doivent contenir l’identité complète de l’actionnaire ainsi qu’une preuve de sa qualité d’actionnaire telle que résultant d’un certificat émis par un intermédiaire financier, sachant que le demandeur devra avoir cette qualité à la Date d’Enregistrement (tel que ce terme est défini ci-dessous).

Assemblée Générale – Participer en personne ou voter par procuration ou par correspondance :

Seuls les actionnaires dont la qualité d’actionnaire apparaît directement ou indirectement dans le registre des actionnaires de la Société à la Date d’Enregistrement disposeront du droit de participer et de voter à l’Assemblée Générale.

LA DATE D’ENREGISTREMENT EST FIXEE AU 13 AVRIL 2023 A MINUIT (24 HEURES) HEURE DE LUXEMBOURG (LA « DATE D’ENREGISTREMENT »).

1. Conditions pour assister en personne

(i) Actionnaires dont la propriété est enregistrée directement

Les actionnaires qui possèdent des actions dont la propriété est enregistrée directement, en leur nom, dans le registre des actionnaires de la Société, sont invités à annoncer leur intention d’assister à l’Assemblée Générale en complétant, signant et datant le formulaire de participation puis en le renvoyant à la Société (Eurofins Scientific SE, c/o Better Orange IR & HV AG, Haidelweg 48, 81241 Munich, Allemagne, eurofins@better-orange.de). Le formulaire de participation doit être reçu par la Société au plus tard à minuit (heure de Luxembourg) le 20 avril 2023.

(ii) Actionnaires dont la propriété est enregistrée indirectement

Les actionnaires dont les actions sont détenues en système de compensation (clearing) ou par le biais d’un intermédiaire financier et qui choisissent d’assister et voter en personne à l’Assemblée Générale doivent obtenir de leur intermédiaire financier auprès duquel leurs actions sont en dépôt, un CERTIFICAT D’ENREGISTREMENT indiquant le nombre d’actions enregistrées à la Date d’Enregistrement qui doit être reçu par la Société (Eurofins Scientific SE, c/o Better Orange IR & HV AG, Haidelweg 48, 81241 Munich, Allemagne, eurofins@better-orange.de) au plus tard à minuit (heure de Luxembourg) le 20 avril 2023.

Le CERTIFICAT D’ENREGISTREMENT devra mentionner l’identité du propriétaire des actions, le nombre d’actions enregistrées à la Date d’Enregistrement, et une confirmation que les actions détenues étaient inscrites en compte auprès de l’intermédiaire en question à la Date d’Enregistrement.

Les détenteurs d’actions qui souhaitent participer à l’Assemblée Générale en personne doivent se munir d’une preuve de leur identité (carte d’identité ou passeport en cours de validité).

2. Conditions pour voter par procuration ou par correspondance

Les détenteurs d’actions à la Date d’Enregistrement qui ne peuvent assister en personne à l’Assemblée Générale peuvent :

(i) donner pouvoir à Monsieur Gilles Martin, le Directeur Général et Président du Conseil d’Administration de la Société, ou Monsieur Hugues Vaussy (chacun le « Mandataire Désigné »), chacun agissant individuellement, ou à une tierce personne désignée par eux, pour voter en leur nom et selon leur choix à l’Assemblée Générale, ou

(ii) donner des instructions de vote au Mandataire Désigné. Le Mandataire Désigné votera en suivant les instructions données par l’actionnaire dans le formulaire de vote par correspondance. Si aucune instruction de vote n’est donnée dans le formulaire de vote par correspondance, le Mandataire Désigné votera au nom de l'actionnaire et selon son choix.

Les détenteurs d’actions qui veulent voter par procuration ou par correspondance doivent envoyer à la Société le formulaire unique de participation / procuration / vote par correspondance complété, daté et signé accompagné, pour les actionnaires dont la propriété des actions est enregistrée indirectement, du CERTIFICAT D’ENREGISTREMENT (tel que décrit ci-dessus au point 1.(ii)).

Le formulaire unique de participation / procuration / vote par correspondance, pour être valable, doit être reçu par la Société (Eurofins Scientific SE, c/o Better Orange IR & HV AG, Haidelweg 48, 81241 Munich, Allemagne, eurofins@better-orange.de) au plus tard à minuit (heure de Luxembourg) le 20 avril 2023.

Les détenteurs d’actions qui souhaitent révoquer un formulaire de procuration déjà envoyé à la Société peuvent le faire à tout moment, en délivrant à la Société un autre formulaire complété, daté et signé et portant une date ultérieure, au plus tard le 20 avril 2023 à minuit (heure de Luxembourg), ou en assistant et en votant en personne à l’Assemblée Générale.

L’actionnaire ayant voté par correspondance n’aura pas la possibilité de participer directement à l’Assemblée Générale ou de s’y faire représenter en vertu d’une procuration.

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Les porteurs de Deeply Subordinated Fixed to Floating Rate Bonds (ISIN: XS1224953882, XS1716945586 et XS2579480307) et/ou de Senior Unsecured Euro Bonds (ISIN: XS1651444140, XS2167595672, XS2343114687 et XS2491664137) ont le droit de prendre connaissance des pièces communiquées et peuvent assister à l’Assemblée Générale, mais uniquement avec voix consultative.

1. Conditions pour assister en personne

(i) Obligataires dont la propriété est enregistrée directement

Les obligataires qui possèdent des obligations dont la propriété est enregistrée directement, en leur nom, dans les registres de la Société, sont invités à annoncer leur intention d’assister à l’Assemblée Générale en complétant, signant et datant le formulaire de participation puis en le renvoyant à la Société (Eurofins Scientific SE, c/o Better Orange IR & HV AG, Haidelweg 48, 81241 Munich, Allemagne, eurofins@better-orange.de). Le formulaire de participation doit être reçu par la Société au plus tard à minuit (heure de Luxembourg) le 20 avril 2023.

(ii) Obligataires dont la propriété est enregistrée indirectement

Les obligataires dont les obligations sont détenues en système de compensation (clearing) ou par le biais d’un intermédiaire financier et qui choisissent d’assister en personne à l’Assemblée Générale doivent obtenir de leur intermédiaire financier auprès duquel leurs obligations sont en dépôt, un CERTIFICAT D’ENREGISTREMENT indiquant le nombre d’obligations enregistrées à la Date d’Enregistrement qui doit être reçu par la Société (Eurofins Scientific SE, c/o Better Orange IR & HV AG, Haidelweg 48, 81241 Munich, Allemagne, eurofins@better-orange.de) au plus tard à minuit (heure de Luxembourg) le 20 avril 2023.

Le CERTIFICAT D’ENREGISTREMENT devra mentionner l’identité du propriétaire des obligations, le nombre d’obligations enregistrées à la Date d’Enregistrement, et une confirmation que les obligations détenues étaient inscrites en compte auprès de l’intermédiaire en question à la Date d’Enregistrement.

Les obligataires qui souhaitent participer à l’Assemblée Générale en personne doivent se munir d’une preuve de leur identité (carte d’identité ou passeport en cours de validité).

2. Conditions pour assister via un mandataire

Les détenteurs d’obligations à la Date d’Enregistrement qui ne peuvent assister en personne à l’Assemblée Générale peuvent se faire représenter par le Mandataire Désigné ou par une tierce personne désignée par eux en envoyant à la Société le formulaire de procuration complété, daté et signé accompagné, pour les obligataires dont la propriété des obligations est enregistrée indirectement, du CERTIFICAT D’ENREGISTREMENT (tel que décrit ci-dessus au point 1.(ii)) au plus tard à minuit (heure de Luxembourg) le 20 avril 2023.

Le formulaire de procuration est disponible sur le site internet de la Société ou par simple demande adressée par courrier électronique (eurofins@better-orange.de).

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Afin de procéder à la tenue de l’Assemblée Générale en temps utile et de manière ordonnée, les actionnaires et obligataires visés au présent avis, sont priés d’arriver à l’heure. Les portes s’ouvriront à 16 heures et l’Assemblée Générale commencera sans délai à 16 heures 30.

Luxembourg, le 27 mars 2023.

Pour le Conseil d’Administration 

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