50 Pour Cent des Entreprises Européennes ne Pourraient Répondre a une Injonction Légale de Fournir un Suivi de Leurs Correspondances
PARIS, February 13 /PRNewswire/ -- En Europe, la réalité n'est pas à la hauteur des intentions: une étude indépendante révèle que les entreprises européennes reconnaissent la valeur de la gestion du contenu de l'entreprise, mais que sa mise en oeuvre rencontre encore des obstacles
Selon une étude commanditée par Stellent Inc., fournisseur mondial de solutions de gestion de contenu, plus de 50 % des entreprises européennes seraient incapables de fournir des archives de leur correspondance écrite, telles que lettres et e-mails[1]. Un pourcentage comparable travaille avec un volume notable de données obsolètes dans leurs systèmes[2].
L'étude a été conduite par le Groupe Meta auprès de 206 entreprises au Royaume-Uni, en France, Italie, Allemagne et Pays-Bas. Elle montre que les sociétés européennes sont conscientes des économies et des avantages associés à une gestion efficace de contenu, mais qu'il subsiste des obstacles à son implémentation sur l'ensemble de l'entreprise.
L'étude révèle que le contenu Web et extranet à destination externe est le plus important facteur de motivation de l'implémentation, 50 % des réponses citant << l'amélioration de la satisfaction client >> comme objectif principal. Les autres facteurs de la décision d'achat sont.
- Les problèmes de conformité, qui ont conduit 38 % des entreprises à réévaluer leur gestion des données non structurées
- L'accès à un contenu approuvé ou validé, la réutilisation des données existantes et la limitation de leur duplication sont également cités par 35% des entreprises
La gestion du contenu d'entreprise se limite souvent à un ensemble de projets plus ou moins connectés
Jeff Mann, Vice-président Technology Research Services au Groupe Meta, souligne cependant que l'écart est notable entre les intentions d'une entreprise et la réalité de sa gestion des données non structurées.
<< Cette étude montre que les entreprises européennes prennent conscience, même si ce n'est que lentement, qu'une gestion non efficace de leur contenu se traduit par un gaspillage d'argent et des opportunités perdues. Cette prise de conscience marque une évolution positive par rapport à la fixation sur le Web observée ces dernières années. Cependant, elle ne va pas forcément jusqu'à inclure nombre des coûts les plus cachés et manques à gagner induits par une gestion inadéquate du contenu. >>
<< Et il y a encore moins de signes d'une évolution vers une approche complète de la résolution des problèmes de contenu. Bien que les personnes consultées soient davantage conscientes du problème, elles n'ont pas pris les mesures nécessaires pour développer une infrastructure complète de contenu >>, ajoute M. Mann, qui continue en décrivant l'état actuel de la gestion de contenu d'entreprise comme << se résumant encore trop souvent à un ensemble de projets plus ou moins connectés >>, et dans bien des cas, fait de systèmes qui se recoupent.
<< Cette redondance est vue comme coûteuse, ce qu'elle est certainement. Mais l'effet de plusieurs systèmes actifs sur l'efficacité globale de l'entreprise est encore plus grave. Les processus métier centraux demandent toujours plus de contenu intégré, aussi sa dispersion sur plusieurs silos posera encore plus de problèmes. Cette configuration rend difficile et parfois impossible la réalisation des principaux objectifs de l'entreprise. Enfin, les processus métier de base demandent de plus en plus un support complet, ce que les barrières implicites entre les systèmes de contenu rendent encore plus difficile>>, conclut-il.
Usage et gestion du contenu : des coûts mal appréhendés
Bryan Richter, Vice-président EMEA chez Stellent, ajoute que si les entreprises européennes sont clairement au courant des avantages de la gestion de contenu et des coûts potentiels associés à une mauvaise gestion des données non structurées, l'approche des implémentations reste très fragmentée.
<< Les résultats révèlent que 40 % des entreprises ont plus de 5 systèmes différents de gestion de contenu, et la moitié d'entre elles n'ont pu indiquer comment étaient répartis les coûts de cette gestion. Cette tendance à la fragmentation est d'autant plus déconcertante que la plupart des entreprises focalisent leur publication de contenu sur des sites Web et extranets ouverts sur l'extérieur, où la cohérence et la conformité sont encore plus importantes. >>
Facilité d'emploi : le frein le plus important à une mise en place à l'échelle de l'entreprise
M. Richter notait également qu'en moyenne, à peine 2 % des employés étaient directement impliqués dans la saisie ou la mise à jour du contenu.
<< 62 % des réponses citent la 'facilité d'emploi', et la moitié la 'facilité d'implémentation' et la 'simplicité de fonctionnement' comme essentiels pour maximiser la participation et donc l'efficacité d'une solution de gestion de contenu >>, explique-t-il.
<< Ces critères sont à la base de notre approche de la gestion de contenu. Nous proposons la seule solution intégrée qui couvre le Web et la gestion de documents, de collaboration, d'enregistrements et de ressources numériques. Elle répond ainsi à 80 % des besoins en gestion de contenu d'une entreprise, et depuis une même interface utilisateur intuitive. Stellent fournit dans le monde 70 % des technologies de conversion de documents, avec la capacité de convertir instantanément plus de 200 formats de documents et fichiers Web. Aucune re-programmation n'est nécessaire, l'utilisateur travaille dans son environnement habituel, les règles de l'entreprise peuvent être automatiquement intégrées lors de la publication, le suivi et l'archivage des documents se lancent d'un clic. >>
<< Les entreprises européennes commencent à réaliser que la gestion de contenu n'est pas seulement un problème technologique, et qu'en réalité elle soutient toute l'entreprise, depuis l'atelier jusqu'au sommet de la hiérarchie, et du client jusqu'à l'actionnaire. Stellent reste le seul à proposer une solution réellement complète, qui n'offre rien de moins que l'accès instantané à tout format de fichier ou application, depuis une seule interface, intuitive >>, conclut M. Richter.
La gestion de contenu d'entreprise, une technologie majeure pour 2004
Selon M. Mann, l'enquête complète une étude réalisée par le Groupe Meta auprès de 400 responsables informatique des États-Unis, concernant leurs attentes pour 2003 et 2004[3]. Elle confirme que la gestion de contenu est l'une des priorités de l'entreprise.
<< Nous pensons que la gestion de contenu continuera dans les années qui viennent d'être l'une des priorités des entreprises européennes. Il est de plus en plus important de pouvoir apporter en temps voulu les informations à divers utilisateurs (employés, partenaires, clients et autorités de réglementation). Cette contrainte, qui s'accompagne d'une réduction des coûts nécessaires, va développer le besoin en systèmes et processus efficaces de gestion de contenu >>, conclut-il.
Stellent Inc. en bref
Stellent SARL, basée à Paris, est la filiale française de Stellent Inc (www.stellent.com), un éditeur mondial de solutions de gestion de contenu. Stellent propose le système Universal Content Management, qui permet de déployer rapidement des sites Web sectoriels comme des portails pour employés ou des extranets pour les partenaires, ainsi que des solutions couvrant toute l'entreprise et visant à standardiser la gestion du contenu pour plusieurs de ses sites et applications. Stellent a été classée parmi les trois premiers éditeurs de gestion de contenu par Gartner Dataquest, le groupe Giga Information et le groupe Aberdeen. La société compte plus de 1 500 clients, dont beaucoup sont parmi les entreprises Global 2000. Il s'agit par exemple de Procter & Gamble, Merrill Lynch, Los Angeles County, British Red Cross, ING, Target Corp., Janus, le Department for Work and Pensions, et de diverses organisations BlueCross/BlueShield dans 15 états. Le siège de Stellent est à Eden Prairie (état du Minnesota). La société dispose de bureaux aux États-Unis, en Europe et en Asie-Pacifique.
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Note:
[1] 54 % reconnaissent qu'elles ne pourraient retrouver ces informations ou que le processus serait manuel
[2] 44 % indiquent que plus de 20 % des données présentes sur leurs systèmes étaient périmées
[3] IT Purchasing Decisions: 2003 Desk Reference. Une publication du Groupe Meta et de First Albany Corporation